Thao tác các trường ngày, tháng

• Các trường đối tượng ngày, tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng. Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày, tháng hoặc nhấn vào dấu hiệu này để chọn ngày thích hợp.

• Trong cửa sổ ngày, tháng chỉ chọn được ngày. Nếu chọn tháng có thể kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải. Trong trường hợp chọn trong nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí Tháng, năm (giữa, phía trên), chương trình sẽ cho chọn năm. Sau khi chọn năm, chương trình sẽ cho chọn tháng. Như vậy, từ vị trí ngày, tháng, năm, ta có thể chọn theo thứ tự sau:

• • 01. Ngày, tháng, năm.
  • 02. Tháng, năm.
  • 03. Năm-10 năm.
  • 04. Tháng, năm.
  • 05. Ngày, tháng, năm.

Xem số tiền tổng phát sinh

• Phía trên tiêu đề và dưới màn hình lưới dữ liệu báo cáo (hình minh họa) sẽ xuất hiện tổng số tiền phát sinh. Tiện ích nhằm hỗ trợ người dùng thấy tổng quát tổng số trên màn hình.

• Lưu ý:

• • Khi lọc số liệu từ thanh công cụ (nhấn lọc theo điều kiện nhập) sẽ xuất 2 vị trí tổng cộng bằng nhau như hình minh họa.
  • Khi tiến hành lọc lại (lọc nhanh) thì số tổng tại vị trí phía dưới sẽ thay đổi trong khi dòng trên vẫn giữ kết quả như lọc ban đầu.

Nhập thông tin cho điều kiện lọc – Các trường danh mục

• Nhập trực tiếp để tìm kiếm 1 mã danh điểm, nhập 3 ký tự, chương trình sẽ xem danh mục để chọn.
• Hoặc nhấn biểu tượng kính lúp để tra cứu trong danh sách. Sau khi danh sách hiện ra thì thực hiện các thao tác lọc tìm như trong hướng dẫn phần thao tác danh mục.

• Chương trình sẽ tìm trong bộ mã trước tiên, ví dụ nếu nhập KH0 thì những mã sau (giả định đã tồn tại) sẽ thể hiện: KH00A01, ABKH0A04, XXKH0.
• Tiếp sau, nếu không tìm thấy trong bộ mã, chương trình sẽ tìm trong trường tên của danh mục miễn có chứa cụm từ KH0.
• Lưu ý:
• • Đối với các trường danh mục có những báo cáo bắt buộc phải nhập toàn bộ mã (điều kiện tuyệt đối) nhưng cũng có những báo cáo chỉ cần nhập những ký tự đại diện (điều kiện tương đối).
  • Để tìm hiểu thêm về ký tự đại diện vui lòng tìm từ khóa “wildcard” trên các tài liệu trực tuyến.
  • Nếu không nhớ rõ cấu trúc mã và không nhớ tên thì nên tìm theo thì nên tìm theo cách tìm nhanh, tức là nhấp vào biểu tượng kinh lúp sau đó nhập ký tự cần tìm vào ô.
  • Nếu biết rõ cấu trúc mà không nhớ tên thì nên tìm theo cách lọc trường, tức là sau khi nhấn vào biểu tượng kinh lúp, nhấn tiếp vào biểu tượng Lọc trong trường mã và nhập ký tự tìm kiếm.

Chức năng lọc

• Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn.
• Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn là trường mã đối tượng và tên đối tượng. Mặc nhiên sẽ tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách.
• Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một trường bất kỳ nhấn chọn nút lọc.

• Có thể thực hiện nhanh hơn bằng cách nhấn chọn nút Lọc (trên hàng tiêu đề cột của màn hình dữ liệu, phía bên phải tiêu đề). Sau khi màn hình như hình dưới xuất hiện, tiến hành nhập điều kiện lọc. Ví dụ trong hình sau minh họa thao tác lọc Mã khách.

• Nhập biểu thức điều kiện lọc, điều kiện có thể được chọn theo: bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng hoặc dùng ký hiệu % để thay thế cho một hay một chuỗi ký tự cần lọc.

• Bảng hướng dẫn cách lọc tìm cơ bản.

• Hướng dẫn các trường hợp lọc tìm kết hợp.

• • Nếu có ký tự > hoặc < (nghĩa là có các toán tử >, >=, <, <=, <>): Kết quả kết hợp nhiều điều kiện sẽ là Và (And).
  • Nếu không có ký tự > và <: Kết quả kết hợp nhiều điều kiện sẽ là Hoặc (Or).

• Ví dụ: (cặp ngoặc vuông chỉ dùng để biểu diễn ví dụ, giá trị nhập tìm không bao gồm chúng)

• • Bắt đầu là 1 hoặc bắt đầu là 2 hoặc bắt đầu là a: Nhập [1, 2, a].
  • Bắt đầu là 1a hoặc bằng chính xác 2b: Nhập [1a, =2b].
  • Bắt đầu là 1a hoặc khác 2b: Nhập [1a,!=2b] hoặc nhập[1a,!2b].
  • Bắt đầu là 1 và khác 131: Nhập [1,<>131].
  • Lớn hơn 1 và nhỏ hơn 3: Nhập [>1, <3].
  • Lớn hơn 1 và khác 131: Nhập [>1, !=131].

• Lưu ý:

• • Với những biểu thức không gồm toán tử >, >=, <, <=, <> nhưng phải kết hợp diều kiện Và. Ví dụ: không chứa khoảng trắng và không là các bản ghi rỗng: Nhập: [!%khoảng trắng%,>khoảng trắng].
  • Với kết hợp điều kiện Và nhưng trong đó có biểu thức cho kết quả rỗng, thì phải để kết biểu thức này ở sau. Ví dụ: Tìm các bản ghi bắt đầu là 1a hoặc rỗng: Nhập [1a,= dấu cách]. Nếu nhập [= dấu cách, 1a] sẽ cho kết quả sai.
  • Ký tự * sẽ tương tự như ký tự %, chỉ khác là khi chọn dấu * thì khi chọn lại sẽ bỏ dấu * đi.
  • Ký tự <> và != gần như giống nhau, chỉ khác khi gõ để kết hợp các điều kiện Và hay Hoặc.

• Để bỏ lọc, nhấn trái chuột vào vị trí Lọc, chọn Bỏ lọc trường Mã khách.

• Hoặc từ tiêu đề trường, nhấn trái chuột vào vị trí biểu tượng Bỏ lọc, trường đã lọc quay lại trạng thái ban đầu khi chưa lọc.

Chức năng lọc nhanh trên màn hình

• Chức năng này cho phép nhập điều kiện lọc trực quan trên các cột dữ liệu. Khu vực nhập điều kiện lọc như hình minh họa:

• Với các trường ngày tháng, khi nhấn Lọc, sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị.

• Với các trường khác, khi nhấn Lọc, sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị.

• Lưu ý:

• • “=” – Bằng: Nhập giá trị tuyệt đối. Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị bằng giá trị nhập vào.
  •  “#” – Không bằng: Nhập giá trị tuyệt đối. Kết quả hiển thị là tất cả các dòng, ngoại trừ các dòng giá trị bằng giá trị nhập vào.
  • “<” – Nhỏ hơn: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp trước giá trị nhập vào.
  • “>” – Lớn hơn: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp sau giá trị nhập vào.
  • “<=” – Nhỏ hơn hoặc bằng: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp trước và bằng chính giá trị nhập vào.
  • “>=” – Lớn hơn hoặc bằng: Kết quả hiển thị là các dòng có giá trị với thứ tự sắp xếp sau và bằng chính giá trị nhập vào.
  • Lọc…: Thao tác tương tự như phương pháp mô tả trong Chức năng lọc trình bày phía trên, và người dùng sẽ nhập vào màn hình sau.

• • Sau khi nhập điều kiện, nhấn phím Enter để thực hiện.
  • Để bỏ điều kiện, nhấn chuột vào biểu tượng Bỏ lọc.
  • Với trường ngày tháng có định dạng “dd/mm/yyyy hh:mm:ss” nên không thể nhập chính xác để lọc, do đó, để lọc ngày “d” sẽ nhập “>= d, < d+1”.
  • Khi lọc nhanh số liệu, số dòng thay đổi cũng sẽ làm thay đổi số tổng cộng.

Các trường cho phép chọn nhiều danh điểm

• Với các trường cho phép chọn nhiều danh điểm theo dạng danh sách, khi mở màn hình tìm kiếm sẽ cho phép chọn các danh điểm. Khi chọn xong cần thiết phải nhấn chuột vào 1 danh điểm bất kỳ. Nếu đóng ngay màn hình tìm kiếm thì sẽ không trả về danh điểm nào.

Các trường tùy chọn Có/Không hoặc dãy các giá trị có sẵn

• Đặt con trỏ chuột tại trường muốn khai báo, nhấn phím cách (Space bar) hoặc có thể trực tiếp nhập giá trị trong dãy các giá trị có sẵn.

• Các trường các tùy chọn: 1, 2, 3 (nhóm) có thể nhập cách số, chương trình sẽ tự động xếp lại.

• Hoặc chọn bấm click chuột vào hình kính lúp để đánh dấu.

Sử dụng lại điều kiện lọc

• Chương trình cho phép lưu lại tạm thời các giá trị nhập trên màn hình lọc. Các giá trị này chỉ mất đi khi người dùng chạy lại báo cáo.

Chọn canh lề cho mẫu in sổ sách kế toán

• Đối với các mẫu in sổ sách kế toán theo qui định (dạng tệp PDF), chương trình cho phép tùy chọn tăng thêm khoảng cách lề trái khi in nhầm thuận tiện cho việc đóng thành quyển không bị che khuất dữ liệu.

Sắp xếp báo cáo theo cột

• Nếu cần sắp xếp thứ tự số liệu trên báo cáo theo cột nào đó, nhấn biểu tượng Lọc trên tiêu đề cột, chọn biểu tượng A -> Z hoặc chọn Z ->A.
• Cách đơn giản hơn là nhấp đôi (double click) vào tiêu đề cột.
• Lưu ý:

• • Khi đã chọn sắp xếp thứ tự số liệu trên báo cáo theo cột nào đó, khi ta làm tươi lại báo cáo hoặc tiến hành lọc lại, chương trình vẫn lưu lại thứ tự đó để người dùng không cần lặp lại thao tác trên. Điều này hữu ích trong khi tra cứu liên tục.

Xem chi tiết phát sinh của một dòng số liệu tổng hợp

• Để xem chi tiết chứng từ phát sinh của một dòng số liệu tồng hợp ngay trên số liệu báo cáo (tổng hợp), tại màn hình duyệt xem số liệu, chọn dòng cần xem chi tiết, nhấn liên kết theo đối tượng để xem chi tiết.

• Liên kết theo đối tượng được hiểu theo từng báo cáo cụ thể, nếu báo cáo tổng hợp thì cấp của liên kết sẽ sâu hơn các sổ sách, bảng kê.
• Ví dụ:

• • Báo cáo tổng hợp theo khách hàng thì đối tượng tổng hợp sẽ là khách hàng, theo vật tư thì thì đối tượng tổng hợp sẽ là vật tư. Khi kết xuất chi tiết, chương trình sẽ hiện thị cấp thấp nhất là chi tiết chứng từ.
  • Báo cáo tổng hợp phát sinh tài khoản, khi xem chi tiết tài khoản thì chương trình sẽ không truy qua các cấp sổ cái mà thể hiện danh sách chứng từ có phát sinh tài khoản.

Hiệu chỉnh chứng từ trên báo cáo

• Để hiệu chỉnh chứng từ ngay trên số liệu báo cáo, tại màn hình duyệt xem số liệu, chọn chứng từ cần sửa, nhấn biểu tượng liên kết mã chứng từ. Chương trình sẽ mở chứng từ thành 1 ngăn (tab) khác.

Lọc điều kiện mới

• Để lọc điều kiện báo cáo mới, không cần chọn trình đơn lại mà chỉ cần nhấn biểu tượng Ống nhòm, chương trình sẽ mở màn hình lọc trở lại.

Xem mẫu in báo cáo

• Để xem báo cáo theo mẫu định dạng, tại màn hình duyệt xem số liệu, nhấn biểu tượng Máy in . Chương trình sẽ kết xuất định dạng *.Pdf hoặc định dạng *.Xls để xem, máy trạm phải cài trước các chương trình có thể đọc được định dạng tệp này.
• Lưu ý: chương trình cho phép khai báo ẩn/hiện ngày giờ, số trang trên mẫu in. Xem hướng dẫn Khai báo các tham số tuỳ chọn (phân hệ Báo cáo).

Kết xuất dữ liệu trên báo cáo ra tệp XML

• Để kết xuất dữ liệu trên bảng dữ liệu báo cáo ra tệp XML, nhấn biểu tượng Kết xuất.

Tính tổng một trường giá trị

• Để tính tổng một trường giá trị trên bảng dữ liệu báo cáo, đặt con trỏ tại cột cần tính tổng và nhấn biểu tượng Tổng cộng.

Khóa cột

• Muốn cố định một cột nào đó trong chi tiết, ta sử dụng chức năng này.

• Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, chọn biểu tượng Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.
• Để bỏ khóa cột chọn lại cột đã khóa, chọn biểu tượng Khóa cột để bỏ khóa.

Phân trang và làm tươi số liệu

Phân trang

• Chương trình phân các báo cáo theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem.
• Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn chọn chữ Tiếp, trở lại trang trước nhấn chọn Trước.
• Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn chọn “…”

Tạo số bản ghi của mỗi trang

• Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20, 25. Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang.

Chức năng làm tươi số liệu

• Nhấn chọn chữ Làm tươi để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời.

Báo cáo dạng Khai báo mẫu cho từng chỉ tiêu

In

• Nếu chọn 1- Có in, chỉ tiêu khai báo được hiển thị trên các mẫu in báo cáo (dạng tệp .Pdf và tệp .Xls).
• Nếu chọn 0- Không in, chỉ tiêu khai báo có tham gia tính toán nhưng không được hiển thị trên mẫu in (màn hình kết quả báo cáo vẫn hiện).

Kiểu chữ

• Nếu chọn 1- In đậm, tên chỉ tiêu khai báo sẽ được in đậm khi lên mẫu in báo cáo.
• Nếu chọn 0- Không đậm, tên chỉ tiêu khai báo hiển thị bình thường, không in đậm.

Xem hướng dẫn chi tiết tại các báo cáo có Khai báo mẫu. Ví dụ:

• • Bảng cân đối kế toán.
  • Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
  • …