Chức năng

• Dùng để tạo tự động mã quyển chứng từ đồng thời cho nhiều loại chứng từ khác nhau. Các mã quyển tự động sinh ra được cập nhật vào Danh mục quyển chứng từ và Khai báo sử dụng quyển chứng từ.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tiện ích\ Khai báo mẫu quyển chứng từ.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Giải thích một số trường thông tin:

• • Loại: 
  • 1 – Theo tháng: cho phép khai báo tạo mã quyển và đánh số chứng từ tự động theo tháng.
  • 2 – Theo năm: cho phép khai báo tạo mã quyển và đánh số chứng từ tự động theo năm.
  • Mã quyển/Tên quyển: cho phép người dùng sử dụng các biến tháng ([MM]) và năm ([YY] hoặc [YYYY]) trong việc định nghĩa cấu trúc mã quyển/tên quyển chứng từ tạo tự động. Lưu ý: các biến tháng và năm phải được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ]. 
  • Số bắt đầu/Số kết thúc: cho phép người dùng sử dụng các biến tháng ([MM]) và năm ([YY]) trong việc định nghĩa cấu trúc số chứng từ tạo tự động. Lưu ý: để hệ thống tạo được số chứng từ tự động khi nhập liệu thì số ký tự của số chứng từ tự động tăng phải lớn hơn hoặc bằng số ký tự của các biến tháng hoặc biến năm.
  • Mã chứng từ (thẻ Chi tiết): khai báo loại chứng từ sử dụng mã quyển chứng từ.
  • Danh sách người sử dụng (thẻ Chi tiết): khai báo người sử dụng mã quyển chứng từ.

• Màn hình kết quả khai báo:

• • Tạo mã quyển chứng từ tự động: chọn các loại chứng từ cần tạo và nhấn vào biểu tượng Tạo quyển chứng từ trên thanh công cụ.
  • Xoá mã quyển chứng từ tạo tự động: chọn các loại chứng từ cần xoá và nhấn vào biểu tượng Xoá quyển chứng từ trên thanh công cụ. Lưu ý: chỉ xoá được đối với các mã quyển chứng từ tự động tạo và chưa được sử dụng.
  • Cập nhật trạng thái quyển chứng từ: chọn các loại chứng từ cần chuyển trạng thái mã quyển về 0 – Không còn sử dụng và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái quyển chứng từ trên thanh công cụ. Lưu ý: người dùng cũng có thể chuyển trạng thái cho mã quyển chứng từ tại Danh mục quyển chứng từ. 

• Lưu ý:

• • Sau khi tạo mã quyển chứng từ tự động tại chức năng này, người dùng có thể vào Danh mục quyển chứng từ và Khai báo sử dụng quyển chứng từ để kiểm tra kết quả tạo và chỉnh sửa (nếu cần).