Chức năng

• Dùng để tạo tự động mã quyển chứng từ đồng thời cho nhiều loại chứng từ khác nhau. Các mã quyển tự động sinh ra được cập nhật vào Danh mục quyển chứng từ và Khai báo sử dụng quyển chứng từ.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tiện ích\ Khai báo mẫu quyển chứng từ.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Giải thích một số trường thông tin:

• • Loại: 

1 – Theo tháng: cho phép khai báo tạo mã quyển và đánh số chứng từ tự động theo tháng.

2 – Theo năm: cho phép khai báo tạo mã quyển và đánh số chứng từ tự động theo năm.

• • Mã quyển/Tên quyển: cho phép người dùng sử dụng các biến tháng ([MM]) và năm ([YY] hoặc [YYYY]) trong việc định nghĩa cấu trúc mã quyển/tên quyển chứng từ tạo tự động. Lưu ý: các biến tháng và năm phải được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ]. 
  • Số bắt đầu/Số kết thúc:

Cho phép người dùng sử dụng các biến tháng ([MM]) và năm ([YY]) trong việc định nghĩa cấu trúc số chứng từ tạo tự động.

Chương trình sẽ ưu tiên tăng số chứng từ tự động theo vùng được xác định bằng dấu ngoặc vuông “[ ]”, ví dụ PT[MM].[YY]/[001]. Lưu ý: chỉ cho phép khai báo một vùng số có chứa dấu ngoặc vuông “[ ]”

Nếu không xác định vùng tăng số chứng từ bằng dấu ngoặc vuông thì hệ thống sẽ tự động tăng số chứng theo chuỗi dài nhất, nếu các chuỗi bằng nhau thì chương trình sẽ tăng với chuỗi đầu tiên. Lưu ý: để hệ thống tạo được số chứng từ tự động khi nhập liệu thì số ký tự của số chứng từ tự động tăng phải lớn hơn hoặc bằng số ký tự của các biến tháng hoặc biến năm. Trường hợp bằng số ký tự của các biến tháng hoặc năm, vị trí của chuỗi tăng số chứng từ tự động phải được đặt trước các biến tháng, năm trong khai báo ví dụ PT0001/[YYYY].

• • Mã chứng từ (thẻ Chi tiết): khai báo loại chứng từ sử dụng mã quyển chứng từ.
  • Danh sách người sử dụng (thẻ Chi tiết): khai báo người sử dụng mã quyển chứng từ.

• Màn hình kết quả khai báo:

• • Tạo mã quyển chứng từ tự động: chọn các loại chứng từ cần tạo và nhấn vào biểu tượng Tạo quyển chứng từ trên thanh công cụ.
  • Xoá mã quyển chứng từ tạo tự động: chọn các loại chứng từ cần xoá và nhấn vào biểu tượng Xoá quyển chứng từ trên thanh công cụ. Lưu ý: chỉ xoá được đối với các mã quyển chứng từ tự động tạo và chưa được sử dụng.
  • Cập nhật trạng thái quyển chứng từ: chọn các loại chứng từ cần chuyển trạng thái mã quyển về 0 – Không còn sử dụng và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái quyển chứng từ trên thanh công cụ. Lưu ý: người dùng cũng có thể chuyển trạng thái cho mã quyển chứng từ tại Danh mục quyển chứng từ. 

• Lưu ý:

• • Sau khi tạo mã quyển chứng từ tự động tại chức năng này, người dùng có thể vào Danh mục quyển chứng từ và Khai báo sử dụng quyển chứng từ để kiểm tra kết quả tạo và chỉnh sửa (nếu cần).