Chức năng

• Danh mục quyển chứng từ dùng để khai báo các quyển chứng từ cho các chứng từ nhập liệu, phục vụ cho việc đánh số chứng từ tự động theo quyển. Một chứng từ có thể khai báo một hoặc nhiều quyển để đánh số, và ngược lại nhiều chứng từ có thể sử dụng chung một quyển.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Hệ thống\ Danh mục quyển chứng từ.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Giải thích một số trường thông tin:

• • Mẫu chứng từ: chọn từ chức năng Khai báo ký hiệu mẫu số hoá đơn (nếu có). Thông thường, các quyển chứng từ là Hoá đơn bán hàng thì sẽ phải cập nhật tại trường này (chính là thông tin Ký hiệu mẫu số hoá đơn theo qui định).
  • Ký hiệu chứng từ: nhập ký hiệu chứng từ (nếu có). Thông thường, các quyển chứng từ là Hoá đơn bán hàng thì sẽ phải cập nhật tại trường này (chính là thông tin Ký hiệu hoá đơn theo qui định).
  • Số bắt đầu:

Khi muốn số chứng từ thể hiện: HD001, HD001/01/2020.. có thể khai báo số chứng từ theo ngày, tháng, năm, tên của chứng từ và không được để trống, số bắt đầu phải khai báo đồng nhất với số kết thúc.

Để khai báo số chứng từ theo tháng, năm, thì giữa số chứng từ, tháng và năm phải có dấu “/” hay “_”.

Tăng số chứng từ tự động:

Chương trình sẽ ưu tiên tăng số chứng từ tự động theo vùng được xác định bằng dấu ngoặc vuông “[ ]”, ví dụ khai báo PT2024/[001] thì chương trình sẽ tăng số chứng từ theo chuỗi 001. Lưu ý: chỉ cho phép khai báo một chuỗi có chứa dấu ngoặc vuông “[ ]”.

Nếu không xác định vùng tăng số chứng từ bằng dấu ngoặc vuông thì hệ thống sẽ tự động tăng số chứng theo chuỗi dài nhất, ví dụ PT2024/001 thì hệ thống sẽ tăng số chứng từ theo chuỗi số 2024, nếu các chuỗi bằng nhau thì chương trình sẽ tăng với chuỗi đầu tiên.

• • Số kết thúc:

Số kết thúc phải đồng nhất về mặt định dạng với số bắt đầu.

Nếu số bắt đầu có dãy số với n chữ số, chương trình sẽ ngầm định số kết thúc là số lớn nhất của dãy số đó. Tuy nhiên, vẫn có thể sửa lại theo người dùng.

• • Số hiện tại:

Số hiện tại cho biết số chứng từ mà quyển đã dùng đến, giá trị tại trường này sẽ được tự động tăng 1 đơn vị cứ sau mỗi chứng từ được cập nhật.

Trường hợp vì lý do gì đó số hiện tại không đúng, dẫn đến số chứng từ tiếp theo khi thêm mới chứng từ không đúng thì người dùng có thể vào sửa lại giá trị tại trường này.

• • Kiểm tra trùng số chứng từ:

0 – Không kiểm tra: chương trình không kiểm tra và vẫn cho phép lưu phiếu khi trùng số chứng từ với phiếu đã nhập trước đó;

1/ 2/ 3/ 4 – Trong cùng ngày/ tháng/ quý/ năm: chương trình kiểm tra và cảnh báo nếu trùng số chứng từ trong ngày/ tháng/ quý/ năm.

5 – Tất: chương trình luôn kiểm tra và cảnh báo khi lưu phiếu nếu tồn tại trùng số chứng từ.

• • Tùy chọn Chỉ cảnh báo:

Nếu tích chọn thì chỉ cảnh báo khi trùng số chứng từ và vẫn cho lưu phiếu.

Trường hợp không tích chọn thì sẽ không cho lưu phiếu, người dùng phải sửa lại số chứng từ trên phiếu đang nhập liệu mới lưu được.

• • Ngày hiệu lực từ/đến: 

Nhập vào ngày hiệu lực từ/đến của quyển chứng từ. Ngày hiệu lực đến có thể để trống nếu việc đánh số chứng từ không giới hạn về mặt thời gian.

Khi lập chứng từ, chỉ có thể chọn được quyển chứng từ nếu ngày hạch toán thuộc phạm vi Ngày hiệu lực từ/đến.

• Nhấn Lưu.
• Lưu ý:

• • Để sử dụng quyển chứng từ, người dùng cần phải khai báo quyển chứng từ áp dụng cho các loại chứng từ nào và những người được phép sử dụng (xem hướng dẫn tại chức năng Khai báo sử dụng quyển chứng từ).